Smart Working II parte: smart tips

consigli smart working

Come detto nella prima parte, lo smart working rappresenta un modo di lavorare che si basa sui concetti di autonomia e di flessibilità.

Lavorare da casa, tuttavia, può essere un’impresa solitaria, difficoltosa e stressante soprattutto in questo particolare contesto storico fatto di distanziamento sociale.
Lavorare Smart è prendere un impegno con se stessi, è un cambiamento interiore prima ancora di essere un cambiamento fisico del luogo di lavoro. Questo perché ci si confronta con abitudini, ritmi e modalità lavorative nuove.

É una nuova condizione di vita lavorativa che porta ad un confronto profondo con se stessi, con i propri schemi mentali, le proprie debolezze e le risorse interiori, magari inaspettate. E tutto ciò non è facile da gestire. Quando perdo il controllo sul senso di responsabilità, quando senso che le situazioni da gestire sono troppe, quando perdo di vista il confine tra vita lavorativa e vita privata Rischio di andare in crash.
In linea di massima le difficoltà maggiori che si riscontrano, riguardano:

Gestione del tempo: lavorando da casa, si può incorrere nella difficoltà di non riuscire a separare in maniera netta e chiara “ciò che è lavoro da ciò che è casa”, comportando così il rischio di non darsi un adeguato limite di tempo nello svolgimento dell’attività lavorativa.
Isolamento: lavorando da casa, in aggiunta ad un periodo in cui è richiesto un isolamento, non si facilitano gli aspetti sociali della vita lavorativa, importanti per il benessere del lavoratore.
Motivazione: non essendoci un controllo esterno dell’operatore, il lavoratore avrà una motivazione esclusivamente interna che, se si esaurisce, comporterà un abbassamento della prestazione lavorativa.
Fattori personali e contestuali: sul livello di prestazione lavorativa, giocano un ruolo fondamentale il senso di responsabilità personale, la tendenza o meno a procrastinare, le aspettative e le credenze dei familiari o conviventi verso il lavoratore che lavora da casa e la qualità dell’ambiente lavorativo.
Gestione multitasking: lavorare in smart working ci pone di fronte al problema di dover gestire un numero di variabili che aumenta notevolmente: i diversi compiti, le videocall, gestione del tempo, dei luoghi, etc.

Una buona gestione di questi aspetti porterà a quella flessibilità necessaria a migliorare la qualità di vita lavorativa (in termini di senso di soddisfazione lavorativa ed efficacia) che comporterà, a sua volta, un aumento della performance con conseguente aumento della produttività. Indipendentemente da dove ci si trova, il nostro lavoro è nei nostri cervelli e nelle nostre mani, in ufficio come a casa.

Ci sono alcuni accorgimenti utili a facilitare l’adattamento alla nuova situazione lavorativa e ridurre il rischio di un crash personale.

1) Spazio di lavoro dedicato.

  • L’ambiente deve essere consono allo svolgimento dell’attività lavorativa, sia in termini di minimizzazione delle distrazioni che in termini di comfort prevedendo, dove possibile, una buona luminosità e un arredamento ergonomico (seduta ergonomica, tappetino per il mouse con poggia-polsi, monitor alla giusta altezza, etc.).
  • Identificare e limitare un’area specifica: limitare lo spazio di lavoro a un’area specifica della tua casa in modo che il proprio lavoro non si intrometta nelle vite degli altri membri della famiglia e viceversa e permetta di concentrarsi senza interruzioni.
  • Rendere il proprio spazio una zona priva di stress e che faciliti la concentrazione. E’ utile comunicare ai familiari i limiti dell’area di lavoro e che va rispettata. Questo può essere utile soprattutto se in casa ci sono bambini.
  • Organizzare lo spazio di lavoro: laptop, telefono, postazione comoda e confortevole che mantenga la postura corretta, l’ideale sarebbe avere un monitor da collegare al pc, una tastiera ergonomica ed un mouse. Buone cuffie per conference call, linea internet stabile e veloce.
  • Rendere la propria scrivania confortevole e accessoriata dei soli strumenti necessari.

2) Pianificare la giornata, le attività e gli orari: per non lasciarsi travolgere dal lavoro o dalle tante cose da fare, è utile pianificare la propria giornata in termini di attività ed orari.

  • Pianificazione accurata degli obiettivi del giorno. Utile fare una lista dei «to do» , delle cose da fare, delle modalità lavorative, dandosi un ordine di priorità.
  • Pianificazione del timing per ogni attività. Rimanere nei tempi stabiliti decidendo cosa fare e quando farlo nel corso della giornata.
  • Condivisione degli orari di lavoro con i propri familiari/conviventi: questo permette di ridurre eventuali interruzioni e di evitare il rischio di lasciarsi “fagocitare” dal lavoro prevedendo momenti di partecipazione alle attività familiari.
  • Prevedere delle pause: durante l’attività lavorativa è importante prevedere delle brevi pause ogni 45-60 minuti, per alzarsi e camminare per qualche minuto. Esistono diverse app che fanno da promemoria delle pause. Per esempio la Pomodoro Timer Pro, un’estensione di google chrome con, banalmente un timer personalizzabile per la gestione del tempo.
  • Definire un tempo di inizio e di fine giornata lavorativa.

3) Mantenere le routine e gli orari abituali: come se ci si dovesse recare presso il proprio luogo di lavoro: non alzarsi più tardi del solito, fare colazione come d’abitudine e vestirsi adeguatamente (non rimanere in pigiama!).

  • Svolgere le attività di vita quotidiana come d’abitudine, questo permetterà di concentrarsi maggiormente sull’attività lavorativa.
  • Svolgere attività sportiva o fisica. Sia che questa fosse una abitudine precedente, sia (e a maggior ragione) se invece è una nuova routine. L’attività motoria oltre a far bene da un punto di vista fisico è importante per l’umore, in quanto favorisce la produzione di serotonina ed endorfine.

4) Mantenere i contatti sociali: rimanere in contatto con i colleghi e/o il tuo team e/o clienti, anche più volte al giorno, permette di non sentirsi isolati e favorisce lo scambio di feedback utili per mantenere attiva la motivazione.

  • Se inizi a sentirti solo, prendi in considerazione la creazione di un gruppo di confronto di amici e colleghi che lavorano anche a casa. Pianifica di incontrarti regolarmente e condividi i modi creativi con cui ti sei adattato alla nuova situazione. Questo potrebbe essere utile farlo anche vis a vis quando sarà nuovamente possibile.

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